Obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów KPiR ma przedsiębiorca, który prowadzi działalność gospodarczą indywidualnie lub w formie spółki cywilnej, lub jawnej osób fizycznych albo w formie spółki partnerskiej. Podatek rozlicza na zasadach ogólnych według skali podatkowej lub liniowo, a jego dochód w skali roku nie przekracza kwoty 2 mln euro.
Księgę przychodów i rozchodów można prowadzić w jednej z wybranych form:
- Papierowo – gotowe wzory spięte w broszury.
- Komputerowo – należy mieć na piśmie dokładną instrukcję obsługi programu komputerowego, z którego korzysta firma. Wszystkie dane muszą być przechowywane na informatycznych nośnikach danych. Program ma zapewniać wgląd w treść zapisów.
KPiR można prowadzić samodzielnie lub zlecić jej prowadzenie dla biura rachunkowego. Sposób jej prowadzenia jest ściśle określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie prowadzenia PKPiR. Księga zawiera 17 kolumn i należy wypełniać je w sposób niewadliwy i rzetelny. Wzór KPiR jest dostępny w rozporządzeniu. Bardzo ważne jest by KPiR zawierała wpisy tylko w języku polskim oraz polskiej walucie na podstawie prawidłowych dowodów. Oznacza to wypełnianie księgi na bieżąco, to znaczy każdego dnia. Natomiast każdy miesiąc powinien być podsumowany, co pomaga w wyliczeniu odpowiedniej kwoty zaliczki na podatek dochodowy.
Księga zawiera wpisy dotyczące dowodów księgowych. Do tego typu dokumentów należy zaliczyć nie tylko faktury VAT, ale również dokumenty celne lub rachunki, inne dowody opłat oraz raporty fiskalne. Muszą one jednak zawierać określenie wystawcy, datę, przedmiot operacji gospodarczej oraz oznaczenie, które umożliwi połączenie dowodu z zapisami księgowymi.
Księgę należy też przechowywać w odpowiednim miejscu. KPiR wraz z dokumentacją powinna znajdować się w siedzibie firmy. Jeśli to biuro rachunkowe prowadzi księgę, to powinna się ona znajdować właśnie w tym biurze. KPiR należy przechowywać 5 lat od czasu płatności ostatniego podatku dochodowego rozliczonego na podstawie zapisów z tej księgi.
